Êtes-vous prêt en cas de gros pépin ? Il y a une vingtaine d’années, j’ai été confronté au décès d’un confrère. Nous intervenions conjointement pour un projet de développement web pour un office de tourisme. Il s’occupait de la liaison avec un logiciel sur mesure qu’il avait élaboré suite à une collaboration suivie sur plusieurs années avec le client. Je m’occupais du frontal web et ensemble nous faisions discuter ce qui descendait du web en direction de l’outil.
À un moment, n’ayant pas de retour à mes emails ni à mes appels de la part de mon confrère, j’ai appelé le client final. C’est lui qui m’a informé du décès de mon binôme sur ce projet. Passé le choc, il a fallu avancer et finaliser le projet.
Plus récemment, en souhaitant faire un point avec un client, j’ai appris par un de ses collaborateurs qu’il était décédé d’une crise cardiaque. Après plusieurs semaines de flottement du côté de l’équipe restante, j’ai été sollicité pour transmettre les identifiants et mots de passe (Google Analytics, GTM, Google Ads ainsi que des accès au registrar et à l’hébergeur) ainsi que pour expliquer à tous ce qui avait été mis en place ainsi que la stratégie qui concernait ce volet de l’activité.
Tout cela pose la question de la pérennité des activités lorsqu’un accident de la vie survient. Ou lorsqu’un sinistre survient (un incendie dans les locaux). Ou tout autre événement empêchant de travailler pendant plusieurs semaines.
Les assureurs savent répondre à une partie de ce problème et il m’a été proposé une assurance « homme clé » dont l’objectif est de remplacer en quelques jours une force de travail en sourçant la bonne personne. Je n’y ai pas souscrit, car j’aime à croire que je suis un mouton à 5 pattes et que je suis difficilement remplaçable. Évidemment, ce n’est pas vrai, mais je crois que trouver un presta à l’aise aussi bien pour faire de l’édition de sites, du dev, du SEO, du SEA, du tracking, du marketing automation et du social et qui ait envie de travailler avec des PME proches d’Annecy, ça ne doit quand même pas se trouver si facilement.
Et pour les aspects les plus concrets (et les plus proches de mon quotidien) :
- Sauvegardes et PRA (pour tester qu’on peut repartir facilement) ?
- Accès aux mots de passe ?
- Accès aux ordinateurs et aux logiciels ?
- Accès aux bons documents et au suivi de projets ?
- Accès aux bons contacts ?
- Double authentification ?
- Facturation, renouvellement des abonnements et paiement des factures ?
Même avec un suivi de gestion de projets, il y a mille petites choses qui ne sont jamais écrites. Alors comment faire ? Je n’ai pas trouvé la solution parfaite, mais voici quelques idées :
- Tiers de confiance de proximité : On travaille tous déjà avec d’autres professionnels qui ont notre confiance. Je pense à l’expert-comptable ou à l’avocat. Ces personnes ont déjà des accès privilégiés à certaines informations sensibles ou critiques. Pourquoi ne pas leur indiquer l’existence de documents, procédures et de dispositions ? Ils peuvent même les stocker. Ça peut aussi être un proche qui sera au courant de la situation perso et qui pourra débloquer les bonnes informations. Enfin, ça peut être un partenaire ou un collaborateur clé qui connaît le métier. Pour le formalisme et le juridique, le notaire peut épauler pour mettre au point un mandat de protection future. L’avocat peut accompagner sur l’élaboration d’un pacte d’associés / convention d’actionnaires.
- Procédures : Évidemment. Mais fastidieux et il faut les mettre à jour. Être sélectif et se focaliser sur le plus important.
- Liste de contacts clés : Avec coordonnées et type de relations. Banquier, assureur, expert-comptable, fournisseurs et clients principaux…
- Accès aux outils, sauvegardes et mots de passe : Procédure expliquant les principaux outils et comment accéder aux données et aux mots de passe.
Et vous, comment faites-vous ?