Quitte ou double avec la gestion des impressions

Imprimantes, TCO et rationalisation en PME PMI ou comment faire bonne impression

Connaissez-vous l’utilisation de vos imprimantes ?

Êtes-vous capable de répondre aux questions suivantes…

  • Combien d’imprimantes sont en service dans vos locaux ?
  • Combien de pages sont imprimées par mois ?
  • Pour quel coût global ?
  • Quel est votre imprimante la plus économe ?
  • Est-ce l’imprimante la plus utilisée ?
  • Qui sont, dans l’entreprise, les plus gros consommateurs ?

État des lieux

Seules 10% des entreprises connaissent en détail ce que leur coûte réellement leur service d’impression.
Pire : 90% des entreprises ignorent totalement dans quel secteur part le budget alloué à l’impression.

Depuis l’apparition des imprimantes multifonctions (imprimante + scanner + fax), les entreprises équipent leurs collaborateurs de ces appareils comme s’il s’agissait d’imprimantes standards.
Et ces matériels posent beaucoup de désagréments aux utilisateurs (cartouches vides, bourrage papier, documents coincés en file d’impression).

Les différentes gammes d’imprimantes

Parmi les produits disponibles sur le marché, on distingues les imprimantes jet d’encre, les imprimantes laser et les photocopieurs.

  • Pour une utilisation en entreprise, les imprimantes jet d’encre sont à limiter au maximum. On les utilisera éventuellement sur certains ordinateurs ayant besoin d’impression couleur (services marketing et commercial).
  • Les laser sont plus intéressantes. Elles impriment en noir et blanc rapidement et sont silencieuses.
  • Les imprimantes photocopieurs sont des appareil encombrants mais disposent de fonctions puissantes. En plus d’imprimer très rapidement tout en restant peu bruyante, elles cumulent les fonctions de photocopieurs, fax et permettent le recto verso ainsi que divers modes d’assemblage.
    De plus, elles se branchent sur le réseau informatique et sont donc accessibles à tous les postes. Des outils d’administration permettent un suivi et une configuration fine des impressions.

Rationaliser son parc et améliorer les impressions

Il existe une configuration qui satisfait les utilisateurs et le gestionnaire. En remplaçant les imprimantes personnelles par de puissantes imprimantes partagées, chacun y trouve son compte.

  • Economie d’impression. Lorsqu’il faut se lever pour aller chercher son document imprimé, les utilisateurs n’impriment pas autant.
  • Suivi des impressions et statistiques permettant de connaître les habitudes d’impression et les gros consommateurs.
  • Coût par page réduit pour une qualité et une vitesse bien supérieure.
  • Faible taux de panne couplé à une maintenance externalisée très réactive.
  • Différentes formules de mise à disposition (achat, location, leasing).

Il n’y a pas que des avantages

Comme souvent lors de projets informatiques, un frein important est l’utilisateur final s’il n’est pas impliqué dans le processus de changement.

  • L’imprimante personnelle peut représenter un avantage ou une marque de reconnaissance dans l’esprit des collaborateurs.
  • Le suivi des impressions peut être assimilé à du « flicage ».
  • La proximité de l’imprimante partagée avec la machine à café peut avoir des conséquences non prévues.
  • Les contrats proposées par les fournisseurs de photocopieurs doivent être étudiés. En cas de facturation à la page, l’impression par erreur d’une feuille blanche est-elle facturée ?

Faire les bons choix

Les coûts d’impressions peuvent représenter jusqu’à 3% du CA et une entreprise peut réaliser 30 % d’économies en réorganisant son parc d’imprimantes.
Faire évoluer son matériel d’impression permet aussi de regrouper certains matériels. Si vous avez aujourd’hui un fax, un photocopieur et une imprimante séparés, pourquoi ne pas les fusionner ?

Il est peut-être temps de faire le point sur vos imprimantes ?

Sources : Dell, Le monde informatique.

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